1. Dispositions Générales et Engagement de Conformité au RGPD (Réglementation Européenne)
1.1 Rôle de l'Association dans le Traitement des Fichiers
L'ASSOCIATION LA BEAUCERONNE s'engage de façon inconditionnelle à respecter la vie privée et la confidentialité des informations personnelles transmises par ses visiteurs, membres, et bénévoles actifs. En tant qu'institution à but non lucratif œuvrant dans le respect des principes d'utilité publique, le traitement des informations nominatives est strictement encadré par la Loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée, ainsi que par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD - Règlement UE 2016/679).
Le responsable légal du traitement des données est le bureau d'administration de l'association, siégeant à la Ferme de Beauvoir, Chemin de Beauvoir, 28200 Châteaudun. Toutes les sollicitations relatives à la gestion de nos fichiers d'accueil peuvent être adressées à notre délégué bénévole à la protection des données par le bais de l'adresse de courriel suivante : maanaraaf123@gmail.com.
1.2 Refus Absolu de toute Activité Commerciale ou Lucrative
Conformément à nos objectifs statutaires et à nos valeurs fondatrices d'économie solidaire, l'association refuse d'introduire des dispositifs à caractère publicitaire marchand ou lucratif sur son portail documentaire. Aucune information collectée lors de la consultation ou de l'inscription à nos événements de terrain n'est vendue, cédée, ou transférée de manière temporaire ou définitive à des courtiers d'informations, des régies publicitaires, ou des tiers mercantiles.
L'intégralité des données d'activité et d’observation empirique produites au sein de nos rencontres sportives et artistiques sert exclusivement à des fins internes d’audit, de pilotage des jalons du projet et de justification d'utilité publique auprès de nos partenaires locaux et municipaux de Châteaudun.
2. Nature des Données de Terrain Collectées et Finalités d'Usage Statutaire
2.1 Données Nominatives des Membres et Bénévoles Actifs
Afin de coordonner nos chantiers d'éco-citoyenneté et d'assurer un encadrement sécurisé lors des rencontres inter-villages, l'association procède à l'enregistrement de données de contact restreintes (Nom, Prénom, Coordonnées téléphoniques, Adresse courriel, Tranche d'âge, Commune de résidence). Cet enregistrement repose sur le consentement explicite de l’intéressé (ou de son représentant légal pour les participants mineurs), recueilli par le bais d'un formulaire imprimé ou numérique lors de l'onboarding administratif.
Ces informations constituent le grand registre statutaire des bénévoles de la Ferme de Beauvoir. Elles permettent la communication des plannings d'activités, la transmission des bulletins institutionnels semestriels de l'association et la gestion logistique des transports solidaires mis en œuvre pour rompre l'isolement dans la plaine beauceronne.
2.2 Collecte lors des Inscriptions aux Manifestations Sportives
Lors des événements ponctuels à caractère social, sportif ou récréatif organisés par l'ASSOCIATION LA BEAUCERONNE, des collectes temporaires peuvent être initiées afin de valider la conformité sanitaire et réglementaire des participants (par exemple, des autorisations parentales d'accès, des fiches de liaison sanitaire d'urgence ou des attestations d'aptitude à l'effort physique non compétitif).
Ces données de terrain, indispensables pour garantir la sécurité et l’utilité publique des rencontres de proximité, font l’objet d’un stockage restreint sous la responsabilité directe de nos coordinateurs formés. Elles ne sont conservées que pour la durée strictement nécessaire à l'accomplissement du jalon de projet concerné, avant d'être archivées de façon cryptée ou détruites de manière sécurisée.
3. Droits des Citoyens Relatifs à l'Accès, la Rectification et la Suppression
3.1 Procédures Administratives pour l'Exercice des Droits Individuels
Conformément au cadre légal européen, tout utilisateur, membre ou participant dispose d'un droit permanent d’accès, de rectification, de portabilité, d'opposition et de suppression des données personnelles le concernant. L'exercice de ces droits est simple et gratuit, reflétant la transparence opérationnelle que s'impose l’ASSOCIATION LA BEAUCERONNE.
Pour faire valoir ces prérogatives citoyennes, il suffit d'adresser une notification motivée à notre secrétariat administratif (soit par courriel de liaison à maanaraaf123@gmail.com, soit par courrier postal à l'adresse de notre siège : Ferme de Beauvoir, Chemin de Beauvoir, 28200 Châteaudun). Les demandes sont traitées dans un délai maximum de quinze jours ouvrés, conformément aux exigences d'indépendance et de rigueur fixées par l'audit 2026.
4. Mesures de Sécurisation et Protocoles de Transparence Opérationnelle
4.1 Conservation Limitée et Protocoles d'Élimination Sécurisée
Les données d'accueil collectées sont hébergées sur des serveurs sécurisés situés au sein de l’Union Européenne, garantissant un niveau de protection juridique optimal. L'accès physique et numérique à ces fichiers est réservé de façon exclusive aux membres du Conseil d’Administration et aux coordinateurs de terrain dûment habilités dans le cadre de leurs fonctions d'utilité publique.
Notre politique de conservation limite la détention des données nominatives actives à une période maximale de trois exercices d'activité post-désengagement, au-delà de laquelle les informations sont irrémédiablement effacées ou rendues totalement anonymes à des fins exclusives de recherche territoriale, d'observation sociogéographique rurale et d'établissement des statistiques historiques de l'association.